Initiative 'Bürgerbüro' (IBB) | Offener Brief

Offener Brief an die Stadt und das Amt Barth

Herrn Dr. Stefan Kerth, Bürgermeister, und Herrn Christian Haß, Amtsvorsteher, und Herrn Bernd Weidenmüller, Amtsleiter Bürgeramt, sowie an Frau Petra Meinert, Stadtpräsidentin der Stadt Barth

 

Das Bürgeramt – ein Teil der Verwaltung der Stadt Barth/Amtes Barth bietet den Bürgern im Rathaus der Stadt Barth zahlreiche bürgernahe Dienstleistungen und Produkte  an.

Amt/Stadt Barth braucht ein
bürgerfreundliches und effektives Bürgerbüro, auch samstags
.

Die Öffnungszeiten der Verwaltung zeigen jedoch ein anderes Bild. Lediglich 24,5 Stunden/Woche stehen den Bürgern als Sprechzeiten zur Verfügung. Außerhalb dieser Öffnungszeiten wird den Bürgern nur in Ausnahmefällen Sprechzeiten eingeräumt.

Wir fordern erweiterte Öffnungszeiten des Bürgeramtes
am Samstag von 09.00 – 12.00 Uhr  und
Neukonzeption der Organisationsform = Bürgerbüro
für bürgernahe Dienstleistungen und Produkte

Sehr geehrte Herren der Leitung der Verwaltung, sehr geehrte Frau Stadtpräsidentin,

viele Bürgerinnen und Bürger kritisieren die zu geringen Öffnungszeiten des Bürgeramtes, auch wenn in Ausnahmefällen die Möglichkeit besteht, außerhalb der Öffnungszeiten, Sprechzeiten zu erhalten. Gesprächstermine telefonisch zu vereinbaren, erweisen sich häufig als zeitraubende Tätigkeit, weil besetzt, das Gespräch nicht angenommen oder der zuständige Mitarbeiter gerade nicht erreichbar ist. Ähnliches gilt auch für schriftliche Terminanfragen.

Weder die Öffnungszeiten, noch die Organisationsform stehen für eine bürgernahe und kundenorientierte Bereitstellung von Dienstleistungen. Diese Öffnungszeiten lassen es nicht zu, dass Bürger der Stadt Barth, die werktags auswärts tätig oder zu den jetzigen Öffnungszeiten verhindert sind, Serviceleistungen des Bürgeramtes in Anspruch nehmen können.

Auch wenn außerhalb der Sprechzeiten nach vorheriger Anmeldung möglich sind, so gilt dies nicht für auswärtig Tätige.

Wir setzen uns dafür ein, dass

  • kurzfristig (bis 01.09.2017) das Bürgeramt auch samstags von 09.00 – 12.00 Uhr geöffnet wird, mit einem Dienstleistungsspektrum, dass es den Bürgern ermöglicht, bürgernahe Dienstleistungen der Verwaltung (Bürgeramt) in Anspruch zu nehmen bzw. Ihr Anliegen vorzutragen.

  • mittelfristig (2-4 Jahre) eine Neukonzeption des dezentral gegliederten „Bürgeramtes“ hin zu einem zentralen „Bürgerbüro“(front office) mit dem nachgelagerten dezentralen Fachabteilungen „Bürgeramt“ (back-office) für die Stadt/Amt Barth, so wie es schon heute im Prinzip besteht, realisiert wird.
    Es bietet sich an, bei der Realisierung der Neukonzeption, das Bürgerbüro in die ehemalige „Fritz Reuter-Schule“ räumlich anzusiedeln. Das Raumkonzept ist bei den geplanten oder anstehenden Baumaßnahmen zu berücksichtigen.

Die Vorteile einer derartigen Organisationsform des Bürgerbüros für bürgernahe Dienstleistungen und Produkte liegen auf der Hand:

  • nur noch eine Anlaufstelle und Bearbeitung durch einen Ansprechpartner

  • langwieriges Suchen der richtigen Stelle und Ansprechpartner durch den Bürger wird vermieden.

  • kürzere Bearbeitungszeiten der Vorgänge bei entsprechender Arbeitsprozessoptimierung

  • multifunktionale Tätigkeitsbereich der Mitarbeiter im Bürgerbüro , damit motivationssteigernd

  • Imagegewinn der Verwaltung

Unsere Forderung zeigt aber auch, dass die derzeitige Organisationsform des Bürgeramtes nicht mehr den Ansprüchen einer bürgernahen/-freundlichen Serviceeinrichtung genügt. Oft wird in der Verwaltung vergessen, dass die Bürger Kunden sind, die Anspruch auf freundliche, zeitnahe und kompetente Leistungserbringung der Verwaltung haben. Diesem Anspruch gerecht zu werden, ist sicherlich nicht immer einfach, aber Ziel jedes einzelnen Mitarbeiters sein und setzt Gestaltungswillen der Organe der Stadt und des Amtes Barth voraus.

Bei der Umsetzung unserer Forderungen wollen wir erstmals in der Stadt neue Wege gehen und die Bürgerinnen und Bürger der Stadt/Amtes Barth in Entscheidungsprozesse einbeziehen. Dies geschieht nun mit einer umfassenden Befragung, die bis Ende Dezember 2016 zeigen wird, inwieweit unsere Bürgerinnen und Bürger unsere Forderung unterstützen. Die Befragung unserer Bürgerinnen und Bürger geschieht mit Hilfe von Unterschriftenlisten und über die Internet-Plattform „OpenPetition“.

Diese Form der Bürgerbeteiligung hat sich bereits in anderen Städten bewährt und verbessert die Qualität von Verwaltungsentscheidungen und wir hoffen, dass dieser Weg für zukünftige kommunalpolitische Themen von der Verwaltung zum Wohle unserer Stadt/Amtes beschritten wird.

gez. Heike Lohrmann, 1. Vorsitzende der Wählergruppe „Bürger für Barth“


 

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